¿Cuanto tiempo debemos guardar facturas, garantías y otros comprobantes?
Con el paso de los años, la cantidad de papeles que se guardan en una casa va en aumento. Facturas, recibos, impuestos, garantías, etcétera, son todos documentos que se deben conservar, pero ¿por cuánto tiempo? y ¿de qué manera?
Lo ideal es, si hay espacio y orden suficiente, guardar todo la mayor cantidad de tiempo posible. No obstante, algunos papeles pueden descartarse al cabo de un tiempo y otros deben permanecer con uno durante toda la vida.
Impuestos y servicios. Siempre se pueden solicitar comprobantes de libre deuda ante los organismos competentes y, por otro lado, según establecen la ley de Defensa del Consumidor en Argentina, es suficiente la última factura que señala que “no existen deudas pendientes hasta el momento”.
“Las constancias que las empresas prestatarias de servicios públicos, entreguen a sus usuarios deberán expresar si existen períodos u otras deudas pendientes, en su caso fechas, concepto e intereses si correspondiera, todo ello escrito en forma clara y con caracteres destacados. En caso que no existan deudas pendientes se expresará: ‘no existen deudas pendientes’. La falta de esta manifestación hace presumir que el usuario se encuentra al día con sus pagos”, dice.
Sin embargo, tenga en cuenta que las facturas son los únicos documentos que permiten acreditar la relación de consumo y son imprescindibles al momento de presentar una denuncia por irregularidades o incumplimientos, primero ante la empresa o institución y luego, de resultar necesario, frente a dependencias de Defensa del Consumidor u otros organismos.
Trabajo y vivienda. Otros papeles, en cambio, deben conservarse durante toda la vida, como los certificados de prestaciones y servicios, la constancia de aportes jubilatorios y de solicitud de pensión, recibos de sueldo (por lo menos hasta obtener el beneficio jubilatorio).
Los referidos a la vivienda también deben conservarse mientras se viva en ella (los papeles de la propiedad, escritura o copia de reglamento de copropiedad, o la hipoteca, por caso).
Los inquilinos deben guardar el comprobante de pago del alquiler y de expensas por 10 años, en tanto que el contrato de locación debe conservarse hasta la entrega de la propiedad.
Bancos. El resumen mensual de la tarjeta de crédito debe guardarse durante tres años desde el vencimiento de la cuota que allí informa; los pagarás deben conservarse durante tres años desde la fecha de su vencimiento y, en el caso de los cheques, por un año. A los recibos de pago o de préstamo de dinero hay que guardarlos por 10 años desde la fecha de cancelación total del préstamo.
Garantías. Respecto de las garantías de compra de electrodomésticos, computadoras, teléfonos, etcétera, se deben conservar hasta el vencimiento de los seis meses de garantía legal mínima o hasta el vencimiento de la garantía convencional si se otorgó por un plazo mayor.
Salud. El contrato de afiliación a la obra social o prepaga se debe guardar 10 años desde la fecha de extinción del contrato, al igual que el comprobante de pago de las cuotas. Al carnet, solo mientras se encuentra afiliado.
Seguros. Los contratos se deben conservar hasta el vencimiento de la póliza, mientras que el comprobante de pago de la primera, durante un año desde el vencimiento de la última cuota.
Cómo organizar los papeles. Una manera de organizar los papeles es dividiendo el archivo en dos apartados; uno permanente y otro anual, y luego por rubros.
En el permanente se guardan los papeles que no se necesitan con frecuencia, como la escritura de la vivienda, los contratos de locación, contratos de seguro, historiales médicos, etcétera. En el anual se guarda todo lo que está pasando en el año dividido en rubros: resúmenes de cuenta, recibos de agua, de luz, teléfono, colegio, etcétera.
Algunos guardan todo lo del mes en una caja y luego separan y archivan en carpetas. Lo ideal es hacerlo por orden cronológico inverso.
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